Interview Elisabeth Burg, Leiterin Business-Partner-Management Sales

Klar muss bei einem Projekt das Ergebnis stimmen. Allerdings ist es damit nicht getan. Häufig liegt der gefühlte Erfolg weit hinter dem tatsächlichen. Warum? Weil die Kommunikation nicht stimmt. Weil Werbung in eigener Sache längst nicht zum Standard bei der Projektarbeit gehört. Elisabeth Burg, Leiterin Business-Partner-Management Sales, hat gerade das Zwei-Jahres-Projekt „SalSA“ erfolgreich abgeschlossen und daraus einige Lehren gezogen. Welche, erzählt sie im Interview mit der ITC Deutschland GmbH.

Was macht Ihrer Meinung nach den Erfolg eines solch großen Sales-Projektes aus?
Für mich ist ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, wenn die Timeline und das Budget eingehalten wurden und vor allem, wenn die User erfolgreich mit dem System arbeiten.

Wie wichtig ist das Thema Projektmarketing in diesem Zusammenhang?
Das Projektmarketing ist eines der entscheidenden Kriterien für den Erfolg eines Projektes. Ohne Kommunikation geht gar nichts. Wichtig hierbei ist das sogenannte Stakeholdermanagement. Das bedeutet: Die zukünftigen User informieren, in das Projekt einbinden, immer  wieder mit „ins Boot holen“ und dafür sorgen, dass sie nicht verloren gehen. Oft wird bei Projekten der Fehler begangen, dass zwar ausführlich und mit großem Zeitaufwand über die technischen Details diskutiert wird, aber der Bezug zur Basis, zum eigentlichen User, verloren geht. Dabei verliert man dann schnell den Überblick: Wo stehen wir? Was müssen wir eventuell schieben?

Gibt es zum Thema Projektmarketing Leitlinien oder Rahmenparameter?
Nein. Ich habe oft das Gefühl, dass 99 Prozent der Zeit bei IT-Projekten auf die technische Realisierung verwendet wird. Die Kommunikation wird dabei oft vergessen. Entweder geht der Projektleiter das Thema konkret an oder es gibt eben keine oder nur wenig Kommunikation zum Projekt.
Gibt es also auch keine ausgewiesenen Budgets für die Kommunikation?
Explizit sind keine Budgets ausgewiesen. Häufig wird das im Nachgang irgendwie realisiert. Wir haben aus dem aktuellen Projekt „SalSA“ viel gelernt. Kommunikation und das dazugehörige Budget wird auf alle Fälle in unseren nächsten Projekten explizit eingeplant.

Was sind für Sie die wichtigsten Instrumente für gutes Projektmarketing?
Getreu dem Motto „Klappern gehört zum Handwerk“ haben wir beispielsweise die internen Newsletter genutzt. Wichtig ist vor allem die direkte Kommunikation mit Usern, dem Management und anderen Beteiligten in Meetings und Telkos.  Jetzt werden wir SalSA auch in externen Medien kommunizieren und beispielsweise Vorträge über die Erfahrungen halten. Während dem Projekt ist es entscheidend, dass kontinuierlich mit der Basis kommuniziert wird und zwar in beide Richtungen. Nur so weiß man, wo es klemmt und kann die Probleme auch angehen. Ganz klar: Kommunikation ist keine Einbahnstraße!

Was würden Sie sagen, macht gutes Projektmarketing aus?
Projektmarketing hängt entscheidend von der Person ab. Wir brauchen jemanden, der trotz Rückschlägen gelassen bleibt und die Leute abholt und begleitet und auch von den Projektzielen begeistert.  Am Anfang der Projektarbeit war ich auch skeptisch, ob man tatsächlich jemanden braucht, der sich bei großen Projekten Vollzeit um die Kommunikation kümmert. Aber ich bin eines Besseren belehrt worden. Das Projektmarketing und die enge Zusammenarbeit mit den Stakeholdern waren entscheidend. Ein dickes Lob an Christiane Born*, die das für SalSA übernommen hatte und scheinbar völlig stressresistent allen Widrigkeiten positiv begegnet ist und nie die Nerven verloren hat.

Wie werden Sie künftig mit dem Thema Projektmarketing umgehen?
Bei SalSA haben wir zum Teil wirklich Lehrgeld bezahlt. Die Ideen und die Ansätze, die wir bei diesem Projekt entwickelt haben, würde ich gerne bei anderen Projekten umsetzen. Beispielsweise werden wir künftig jemanden einsetzen, der sich verantwortlich um das Projektmarketing kümmert. Die Budgets sind zwar sehr knapp, aber das Thema ist zu wichtig und eine entscheidende Komponente für den Projekterfolg.

*Christiane Born ist Beraterin bei der ITC Deutschland GmbH und hatte beim Projekt SalSA diverse Teilprojektleitungen und die Kommunikationsverantwortung inne (Anm. d. Red.).